Organiseer een event in 8 stappen

//Organiseer een event in 8 stappen

Organiseer een event in 8 stappen

Hoe organiseer je een event?

 

Jaarlijks worden er vele events georganiseerd, maar waar moet je beginnen bij het organiseren van zo’n prachtige dag, een inspirerend congres of een geweldig feest. Lees hieronder 8 stappen die jouw meenemen in het proces van A tot Z. Maak je plan eigen zodat jij je er goed bij voelt en er mee kan werken. Elk soort event vraagt ook om een andere aanpak. Laat je niet weerhouden door de 100 vragen die door je hoofd spoken, maar ga stapsgewijs aan de slag.

Stap 1 Formuleer je event idee

Je formuleert je idee en zorgt dat je een duidelijk beeld krijgt voor wie je een evenement wilt organiseren. Deze stap is afgerond als je een voorlopige begroting en een programma hebt opgesteld waarin op hoofdlijnen is vastgelegd wat je voor wie op welk tijdstip en welke plaats wilt organiseren.

Stap 2 Onderzoek de haalbaarheid van je event

Je onderzoekt of de organisatie van je evenement (financieel) haalbaar is en of er behoefte is aan het evenement dat je wilt organiseren. Daarnaast verdiep je je in de locatie, vergunningen, praktische uitvoerbaarheid en de technische haalbaarheid.

Stap 3 Organiseer je team

Je onderzoekt welke taken moeten worden uitgevoerd en bepaalt wie wat wanneer gaat doen. Verder regel je de vergaderingen en maak je afspraken over de inrichting van het evenementdossier. Een handige tip is maak een online omgeving, zoals een Dropbox, aan waarin iedereen alle informatie en documenten verzameld zodat het gehele team hier makkelijk bij kan en niks verloren gaat.

Stap 4 Promoot je event

In deze stap houd je je bezig met het opstellen van het marketingplan en het uitvoeren van dit plan. Bekijk goed wie jouw doelgroep is en via welke kanalen jij deze doelgroep het best kan bereiken. Stem je boodschap ook af op je doelgroep en de identiteit van het evenement.

Stap 4 en 5 voer je vaak naast elkaar uit in dezelfde periode.

Stap 5 Bereid de uitvoering voor

Je zorgt voor zaken als bereikbaarheid en parkeervoorzieningen. Ook regel je toegang tot het evenement, kaartverkoop, programmaboekjes, catering en techniek. Verder organiseer je de opening en sluiting van je evenement, regel je verzekeringen, zorg je voor medewerkers en medische verzorging en maak je een veiligheidsplan. Natuurlijk geld voor elk soort event andere dingen, want voor een huwelijk bijvoorbeeld heb je geen tickets nodig maar moet je nadenken over de ‘save the date’ en een uitnodiging.

Stap 6 Stel een draaiboek op

Je stelt een draaiboek op waarin je vastlegt wie wat op welk tijdstip met welke middelen gaat doen. Je beschrijft hierin ook de opbouw, uitvoering, afbouw en verdere afhandeling van het evenement.

Stap 7 Voer het event uit

Met behulp van het draaiboek voer je het evenement uit. Lang niet alles verloopt precies zoals je had verwacht, dat is niet erg dat hoort erbij. Zaken die je een volgende keer anders wilt regelen noteer je in je draaiboek. Leer door te doen!

Stap 8 Handel het event af

Je vergelijkt de oorspronkelijke doelstellingen met het werkelijke resultaat en gaat na waar je verbeterpunten liggen voor een volgend evenement. Verder handel je nog een aantal zaken af zoals bijvoorbeeld het versturen van bedankbrieven en het opstellen van een afrekening.

Wil je liever niet alleen event organiseren maar wil je dit uitbesteden of een extra paar ogen wat met je meekijkt? Neem dan contact met ons op! 

 

 

By |2019-05-06T09:58:34+00:00mei 6th, 2019|Geen categorie|0 Comments

About the Author:

Leave A Comment